Zásady ochrany osobních údajů
Tyto zásady popisují, jaké osobní údaje aplikace zpracovává, proč, komu je předáváme, jak dlouho je uchováváme a jaká máte práva.
1. Kdo údaje zpracovává
Provozovatelem aplikace je Central Import s.r.o., IČO 03034399, DIČ CZ03034399, se sídlem Husařská 134/8, Libuš, 142 00 Praha 4, Česká republika, která působí pod značkou OlympicSoft. Kontakt pro otázky k osobním údajům: support@olympicsoft.com.
Pokud aplikaci používáte v rámci organizace, která ji pro vás zřídila (například jako zaměstnanec), je správcem obsahu vaší komunikace tato organizace. My údaje zpracováváme jejím jménem a podle jejích pokynů. Ve věcech svého účtu a obsahu se proto můžete obrátit i na ni.
2. Jaké údaje zpracováváme
- Účet a přihlášení: jméno, e-mailová adresa a identifikátor účtu z centrálního přihlášení OlympicSoft (auth.olympicsoft.com). U místního účtu e-mail a zabezpečený otisk hesla; samotné heslo neukládáme.
- Obsah komunikace: zprávy, hlasové zprávy, přílohy, reakce a informace o přečtení. Ve sdílených e-mailových schránkách také e-maily (odesílatel, příjemci, předmět, text a přílohy), koncepty, štítky a pravidla schránky. Patří sem i jména a e-mailové adresy lidí, se kterými si dopisujete.
- Záznam aktivity ve schránce: kdo vlákno otevřel, odeslal nebo upravil. Vidí ho jen správci schránky, pokud jeho zobrazení zapnou.
- Oznámení na zařízení (jen pokud je zapnete): adresa Web Push odběru a šifrovací klíče, nebo APNs token a náhodný identifikátor instalace iOS aplikace; dále jazyk a Vaše volba, o čem chcete oznámení dostávat.
- Technické údaje: při používání vznikají běžné záznamy serveru (IP adresa, čas a adresa požadavku, typ prohlížeče) kvůli bezpečnosti a řešení chyb. Údaj o tom, kdo je právě připojen, držíme jen v paměti serveru a neukládáme ho.
- Nastavení v zařízení: přihlašovací cookie, cookie s volbou jazyka a nastavení vzhledu v místním úložišti prohlížeče. Nepoužíváme reklamní ani analytické cookies a nesledujeme vás napříč weby.
3. Proč údaje zpracováváme
- Abychom vám mohli poskytovat chat a poštu, tedy doručovat, ukládat a zobrazovat zprávy a e-maily (plnění smlouvy; při nasazení v organizaci její oprávněný zájem na fungující komunikaci).
- Kvůli bezpečnosti a spolehlivosti provozu, ochraně před zneužitím a řešení chyb (oprávněný zájem).
- Oznámení na zařízení posíláme jen tehdy, když je sami zapnete. Vypnout je můžete kdykoli v aplikaci (v chatu 🔔, v poště účetní menu → Oznámení) nebo v nastavení telefonu či prohlížeče.
Údaje neprodáváme a nepoužíváme je k reklamě ani k profilování.
4. Funkce s umělou inteligencí
Aplikace umožňuje komunikovat s AI asistenty a virtuálními zaměstnanci a může nabízet návrhy odpovědí a shrnutí e-mailů vytvořené umělou inteligencí. Tyto funkce se uplatní jen tam, kde jsou zapnuté: v konverzaci, jejímž účastníkem je AI, nebo ve schránce, kde je zapne správce. Obsah dané konverzace nebo e-mailu se v takovém případě předává ke zpracování poskytovateli jazykového modelu xAI (model Grok).
5. Komu údaje předáváme
Při zapnutých kontextových překladech se xAI předává překládaný text, nejvýše 15 předchozích zpráv a jejich již přijaté překlady, relevantní slovník a dostupné profilové údaje účastníků potřebné pro jazyk a oslovení. Automatické překlady, cílový jazyk a výjimky konverzací spravujete v menu účtu → Překlady. Originální zprávy se nepřepisují.
Údaje zpracovávají jen naši zpracovatelé, a to v rozsahu nutném pro provoz:
- Contabo GmbH (Německo): servery a zálohy aplikace v EU.
- Amazon Web Services (Amazon SES, region EU – Frankfurt): příjem e-mailů do schránek.
- Oracle (Oracle Cloud Infrastructure Email Delivery, region EU – Frankfurt): odesílání e-mailů.
- Služby pro doručování oznámení výrobců prohlížečů a telefonů (Google Firebase Cloud Messaging, Apple, Mozilla, Microsoft). Web Push má koncové šifrování obsahu pro zařízení. Nativní iOS oznámení předáváme službě Apple APNs chráněným spojením včetně titulku, krátkého náhledu a odkazu do konverzace; nejde o koncové šifrování vůči Applu.
- xAI: jen při použití funkcí s umělou inteligencí (viz bod 4).
Jinak údaje předáme jen tehdy, když nám to ukládá zákon.
6. Předávání mimo EU
Servery a zálohy aplikace jsou v EU. Někteří zpracovatelé (například Amazon, Oracle, Google, Apple, Microsoft a xAI) jsou společnosti se sídlem nebo zázemím v USA. Pokud při jejich službách dochází k předání údajů mimo EU, děje se tak na základě záruk podle GDPR, tedy rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek.
7. Jak dlouho údaje uchováváme
- Zprávy, e-maily a přílohy po dobu existence účtu nebo schránky, dokud je nesmažete vy nebo správce. Smazané e-maily zůstávají v koši 30 dní (správce schránky může dobu změnit), e-maily ve spamu 30 dní.
- Odběr oznámení do jeho vypnutí, odinstalace aplikace nebo zneplatnění službou; záznam o rozeslaných oznámeních 7 dní.
- Zálohy se pořizují denně a postupně se přepisují; nejstarší záloha se drží nejvýše 6 měsíců.
- Záznamy serveru jen po dobu nutnou pro bezpečnost a řešení chyb.
Po zrušení účtu nebo ukončení služby údaje smažeme, pokud nám zákon neukládá je uchovat déle.
8. Zabezpečení
Spojení s aplikací je šifrované (HTTPS). Web Push používá koncové šifrování; pro nativní iOS oznámení platí popis APNs výše. Aplikace běží v odděleném prostředí, přístup k serverům mají jen oprávněné osoby a hesla ukládáme jen jako otisk.
9. Vaše práva
Máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, výmaz, omezení zpracování a přenositelnost, právo vznést námitku proti zpracování a odvolat souhlas (u oznámení stačí jejich vypnutí). Napište nám na support@olympicsoft.com, případně se obraťte na organizaci, která vám aplikaci zřídila. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce.
Stížnost můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.
10. Zrušení účtu a smazání údajů
O zrušení účtu a smazání souvisejících údajů požádejte e-mailem na support@olympicsoft.com z adresy, pod kterou účet používáte (nebo požádejte správce své organizace). Účet a údaje vázané jen na vás smažeme do 30 dnů. Zprávy, které jste poslali do společných konverzací a schránek, mohou zůstat ostatním účastníkům, pokud o ně organizace nepožádá jinak; ze záloh zmizí nejpozději do 6 měsíců.
11. Děti
Aplikace je určená pro pracovní a obchodní komunikaci a není určena dětem mladším 15 let.
12. Pravidla komunikace a hlášení
Obtěžování, šikana, výhrůžky, nenávistný či nezákonný obsah a spam jsou zakázané. Zprávu nahlásíte jejím výběrem v chatu a akcí Nahlásit zprávu; uživatele z jeho profilu. Hlášení a odkaz na původní obsah vidí pouze pověření správci MSG, kteří jej posoudí a mohou zprávu skrýt nebo omezit odesílání uživatele. Hlášení obsahuje vaši identitu a zadaný důvod; nahlášenému uživateli se nezobrazuje.
V profilu kontaktu lze zablokovat nové přímé zprávy v obou směrech. Blokování lze odebrat také v menu účtu → Bezpečnost a hlášení. Historie a zprávy ve společných skupinách zůstávají dostupné.
AI překlady jsou bez souhlasu vypnuté. Před prvním předáním obsahu a kontextu společnosti xAI se zobrazí popis zpracování a výslovné potvrzení. Souhlas, jeho verzi a odvolání evidujeme u účtu. Odvolat jej můžete v menu účtu; zastaví nové zpracování, původní zprávy se nemění.
13. Změny zásad
Aktuální znění je vždy na této adrese. O podstatných změnách vás informujeme v aplikaci nebo e-mailem.